ARBO Wetgeving Het Nieuwe Werken: De Gevolgen voor HR

Het Nieuwe Werken is voor HR een dubbele uitdaging. Enerzijds biedt het vrijheid en flexibiliteit, anderzijds ontstaan er nieuwe arborisico’s die je op kantoor nooit zag.

Denk aan een werknemer die vanaf de bank met een laptop op schoot acht uur lang doorwerkt.

Geen bureaustoel, geen scherm op ooghoogte, en geen collega’s die zien dat hij of zij pijnklachten ontwikkelt. Als HR-professional ben je verantwoordelijk voor een gezonde werkomgeving, ook als die zich thuis bevindt. De Arbowetgeving stelt heldere eisen, maar de praktijk van Het Nieuwe Werken maakt het ingewikkelder.

De focus verschuift van fysieke controles naar preventie op afstand. Je kunt niet meer even langslopen om te kijken of iemand goed zit. Je moet vertrouwen op eigen verantwoordelijkheid, maar wel de juiste tools en kaders bieden. Dit vraagt om een andere aanpak dan de traditionele kantooromgeving. Het is niet alleen een kwestie van een laptop mee naar huis, maar van het inrichten van een complete werkplek die voldoet aan de NPR 1813 normen

• De Arbowet geldt ook voor thuiswerkers: jij bent als werkgever verantwoordelijk.
• Preventie moet schriftelijk zijn vastgelegd in een arbobeleid.
• Thuiswerken zonder goede spullen leidt tot langdurige uitval.
• De inspectie SZW kan vragen naar bewijzen van een veilige thuiswerkplek.

Waarom Het Nieuwe Werken de Arbowet oprekkt

De Arbowet is geschreven voor een vaste werkplek. Daarom is er de NPR 1813: een norm die specifiek gaat over inrichting en gebruik van kantoorwerkplekken.

Thuiswerken valt hier ook onder, maar de controle is lastiger. Een gemiddelde thuiswerkplek is vaak een eettafel of een zolderkamer. Geen sprake van een ergonomische bureaustoel of een hoog-laag bureau.

Toch ben jij als werkgever aansprakelijk voor schade door slechte arbeidsomstandigheden. Het risico bij Het Nieuwe Werken is dat klachten pas na maanden ontstaan.

Rugpijn, RSI of hoofdpijn komen niet direct, maar sluipen erin. De wet eist dat je werkplekken analyseert en risico’s inschat. Op kantoor is dat makkelijker; je ziet wat er gebeurt. Thuis werkt dat anders.

Medewerkers melden zich pas ziek als het niet meer gaat. Dan is het al te laat voor preventie.

Het Nieuwe Werken vraagt dus om proactief beleid en een andere rol voor HR. Een tweede verschil is het psychosociale aspect. Op kantoor is er sociale controle en structuur.

Thuis kan een werknemer makkelijker overwerken, minder pauzeren of geïsoleerd raken. De wet eist ook aandacht voor werkdruk en sociale veiligheid.

Dat is lastiger te meten op afstand. HR moet niet alleen kijken naar fysieke belasting, maar ook naar mentale belasting en het ontbreken van sociale interactie.

• De NPR 1813 is geen wet, maar een norm die je helpt bij het inrichten van werkplekken.
• De inspectie verwacht een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) die ook thuiswerken meeneemt.
• Thuiswerken mag niet leiden tot een hogere werkdruk of sociale isolatie.
• Zonder beleid loop je juridisch risico bij klachten of ongevallen.

De vijf grootste arborisico’s bij thuiswerken

De meeste problemen bij Het Nieuwe Werken zijn fysiek. Een laptop op een tafel leidt tot een nek die voorover buigt.

Een verkeerde stoel geeft bekkenklachten. Een te laag scherm zorgt voor hoofdpijn.

De NPR 1813 stelt eisen aan bureaubladhoogte, stoelinstellingen en beeldscherminstellingen. Thuis is dat vaak ver te zoeken. Een eettafel is vaak te laag en een eetkamerstoel heeft geen verstelmogelijkheden. Een tweede risico is het ontbreken van de juiste randapparatuur.

Veel medewerkers werken met een los toetsenbord en muis op een laptop.

Dat leidt tot RSI-klachten. De norm schrijft voor dat er een los toetsenbord en een muis moeten zijn, en dat het scherm op ooghoogte staat. Een laptopstandaard en een extern scherm zijn dus essentieel.

Zonder deze spullen is de werkplek niet volgens de norm. Een derde risico is het gebrek aan beweging.

Op kantoor loop je naar de printer, naar een collega of naar de koffieautomaat.

Thus zit je vaak langer aaneengesloten. Dit verhoogt het risico op rugklachten en andere aandoeningen. De norm adviseert regelmatige pauzes en afwisseling van houding.

Als HR moet je medewerkers stimuleren om dit te doen, bijvoorbeeld via een app of een wekker die elke 30 minuten afgaat. Een vierde risico is de luchtkwaliteit.

In een kantoor is er vaak mechanische ventilatie. Thuis is dat lang niet altijd het geval.

Een slechte luchtkwaliteit leidt tot hoofdpijn en verminderde concentratie. Hoewel dit niet direct onder de NPR 1813 valt, hoort het wel bij een gezonde werkomgeving.

Een CO2-meter of luchtreiniger kan helpen, maar is vaak niet verplicht. Het vijfde risico is psychosociaal. Thuiswerken kan eenzaamheid en overwerk stimuleren. De wet eist dat je werkdruk beheersbaar is.

Zonder fysieke scheiding tussen werk en privé lopen medewerkers het risico dat ze niet op tijd stoppen.

Meer over relevante ARBO regels is elders te vinden. HR moet heldere kaders stellen over beschikbaarheid en werktijden. Dit voorkomt langdurige uitval door burn-out.

• Verkeerde zithouding: eetkamerstoel of tafel op verkeerde hoogte.
• Randapparatuur: laptopstandaard, extern scherm en los toetsenbord ontbreken.
• Beweging: te lang aaneengesloten zitten zonder pauzes.
• Luchtkwaliteit: slechte ventilatie thuis geeft concentratieverlies.
• Werkdruk: geen scheiding werk/privé leidt tot psychische klachten.

Aanbevelingen: van beleid tot uitrusting

Het begint met een helder arbobeleid dat specifiek Het Nieuwe Werken benoemt. Bekijk de ARBO regels en schrijf op dat thuiswerken alleen mag met een ingerichte werkplek die voldoet aan NPR 1813.

Leg vast dat de werkgever de verantwoordelijkheid heeft voor de inrichting, maar de medewerker verantwoordelijk is voor het juiste gebruik.

Maak een checklist die medewerkers invullen voordat ze structureel thuiswerken. Zo creëer je bewustzijn en een schriftelijke basis. Investeer in de juiste uitrusting.

Een laptopstandaard kost €15 tot €30, een los toetsenbord en muis €30 tot €50. Een goed extern scherm van 24 inch is er vanaf €120. Voor de stoel kun je kiezen voor een refurbished ergonomische bureaustoel vanaf €150 of een nieuwe budgetoptie vanaf €250. Een bureaubladverhoger of een zit-stabureau is duurder, maar voorkomt klachten.

Zorg dat je een budget vrijmaakt voor deze spullen, of een regeling treft dat medewerkers het zelf aanschaffen en declareren.

Stimuleer beweging. Geef medewerkers een app die helpt bij het instellen van pauzes, zoals de 20-20-20 regel (elke 20 minuten 20 seconden kijken op 20 meter afstand).

Geef een stappenteller cadeau of een abonnement op een bewegingsapp. Vraag in periodieke check-ins of ze pauzeren en bewegen. Dit is geen dwang, maar ondersteuning.

De norm verwacht dat je medewerkers informeert over gezond werken. Regel de mentale kant.

Spreek vaste contactmomenten af en stimuleer dat medewerkers hun agenda duidelijk maken. Geef training over time-management en het stellen van grenzen. Overweeg een coach of bedrijfsarts in te schakelen bij signalen van overwerk.

De wet eist dat je werklast beheersbaar is, dus je moet actief sturen op werkdruk. Check de luchtkwaliteit. Thuis is er vaak geen mechanische ventilatie.

Een eenvoudige CO2-meter helpt om te zien of er voldoende geventileerd wordt.

Is de lucht slecht, open dan ramen of overweeg een luchtreiniger met HEPA-filter. Dit is niet wettelijk verplicht, maar het hoort bij een gezonde werkomgeving. Vooral in ruimtes met weinig ventilatie kan dit helpen.

• Maar een arbobeleid dat Het Nieuwe Werken expliciet benoemt.
• Stel een budget beschikbaar voor randapparatuur en stoelen.
• Geef training over beweging en pauzeren.
• Vraag periodiek of de werkplek nog goed is en of er klachten zijn.
• Zorg voor mentale begeleiding en duidelijke werktijden.

Vergelijking: kantoor vs. thuis vs. hybride

Op kantoor is de werkplek meestal al ingericht volgens NPR 1813. Er is een ergonomische bureaustoel, een hoog-laag bureau, en een scherm op ooghoogte.

De controle is eenvoudig: je kunt rondlopen en zien of iemand goed zit. Het nadeel is dat je als HR veel tijd kwijt bent aan fysieke inspecties en dat medewerkers weinig eigen regie hebben. De kosten zijn hoog, maar de risico’s zijn beheersbaar.

Thuiswerken geeft medewerkers veel vrijheid en regie. Dit kan leiden tot een hogere tevredenheid en productiviteit.

Maar de arborisico’s zijn groter. Zonder goede spullen en begeleiding ontstaan er klachten. De kosten voor randapparatuur zijn laag, maar de kosten voor ziekteverzuim kunnen hoog oplopen.

Controle is lastig en je bent afhankelijk van de medewerker. De wetgeving is hier nog niet perfect op ingericht.

Hybride werken lijkt een middenweg, maar is het meest complex. Je moet zorgen dat de werkplek op kantoor en thuis beide goed zijn.

Je moet medewerkers faciliteren met spullen die ze kunnen meenemen. Je moet regelen dat ze weten hoe ze de spullen moeten gebruiken. Dit vraagt om een flexibele regeling en een budget. De voordelen zijn dat je de controle op kantoor houdt en de vrijheid thuis geeft.

De uitdaging is dat je twee werelden moet managen. De keuze hangt af van je bedrijfscultuur, de functies en het budget.

Een bedrijf met veel administratieve taken kan prima hybride werken. Een bedrijf met fysieke processen of veel overleggen kan beter meer kantooruren aanbieden. De Arbowet eist in alle gevallen dat je de risico’s inschat en maatregelen neemt. Er is geen pasklaar antwoord, maar er zijn wel duidelijke keuzes.

• Kantoor: hoge kosten, lage arborisico’s, makkelijke controle.
• Thuis: lage kosten, hoge arborisico’s, moeilijke controle.
• Hybride: gemiddelde kosten, complexe risico’s, flexibele controle.

Keuzekader: welke vorm past bij jouw organisatie?

Gebruik dit kader om te bepalen welke vorm van werken het beste past.

Beantwoord de vragen en tel de punten per categorie. De categorie met de meeste punten geeft de richting aan. Dit is geen wetenschappelijke test, maar een praktische leidraad. 1. Welke functies overheersen? Voeg 2 punten toe bij ‘kantoor’ als het fysieke of hoogwaardige overleggen zijn.

Voeg 2 punten toe bij ‘thuis’ als het om individuele taken gaat. Voeg 1 punt toe bij ‘hybride’ als het een mix is. 2.

Wat is het budget voor arbo? Als je weinig budget hebt, kies dan voor ‘thuis’ met een lage investering in randapparatuur, maar wees alert op verzuim.

Als je budget hebt, kies dan voor ‘kantoor’ of ‘hybride’ met goede spullen. Voeg 2 punten toe bij de categorie die je kiest. 3. Hoe groot is de behoefte aan regie?

Als je medewerkers zelfstandig zijn en weinig sturing nodig hebben, voeg dan 2 punten toe bij ‘thuis’. Als je veel sturing nodig hebt of een sterke bedrijfscultuur hebt, voeg dan 2 punten toe bij ‘kantoor’.

4. Hoe zit het met mentale belasting? Als je merkt dat medewerkers snel overwerken of eenzaam zijn, voeg dan 2 punten toe bij ‘kantoor’ of ‘hybride’.

Als je goede mentale begeleiding hebt, voeg dan 1 punt toe bij ‘thuis’.

5. Welke controle wil je?

Als je volledige zichtbaarheid wilt, voeg dan 2 punten toe bij ‘kantoor’.

Als je vertrouwt op eigen verantwoordelijkheid, voeg dan 2 punten toe bij ‘thuis’. Als je een mix wilt, voeg dan 1 punt toe bij ‘hybride’. Na het invullen tel je de punten per categorie op. De hoogste score geeft aan welke werkvorm het beste past.

Onthoud dat de Arbowet, inclusief de ARBO normen en wetgeving, altijd leidend is. Zorg dat je altijd een RI&E uitvoert en dat je medewerkers informeert en faciliteert.

Kies je voor hybride, dan moet je zorgen dat je de juiste spullen en trainingen regelt.

Kies je voor volledig thuis, dan moet je extra alert zijn op fysieke klachten en mentale belasting. Kies je voor kantoor, dan ben je het meest veilig, maar ben je minder flexibel. Een ergonomische bureaustoel vervangt geen medisch advies. Raadpleeg altijd je arts bij ernstige klachten.