Zorgplicht werkgever bij thuiswerken: De stoel
Thuiswerken is de norm maar je eettafel is geen bureau en je keukenstoel is geen ergonomische stoel.
De werkgever blijft verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving, ook als die in de woonkamer staat. De ARBO-wetgeving verandert niet door de locatie. De uitdagingen wel. Een stoel die je alleen maar 'comfortabel' vindt na drie kussens, is geen goed teken.
De zorgplicht van de werkgever bij thuiswerken draait om het voorkomen van klachten. Rugpijn, nekklachten en RSI zijn geen peulenschilletjes.
De stoel is hierin de spil. Een verkeerde zithouding bouwt spanning op in spieren en gewrichten, en dat gaat niet vanzelf over.
De stoel moet het lichaam ondersteunen, niet het tegendeel. De NPR 1813 is de Nederlandse Praktijkrichtlijn voor bureaustoelen. Een stoel die hieraan voldoet, is getest op verstelbaarheid, stabiliteit en comfort. Veel thuissituaties zijn een chaos van noodoplossingen.
De werkgever moet zorgen dat de werknemer een stoel heeft die hieraan voldoet, óók thuis. Dat betekent niet dat de werkgever een stoel moet kopen voor elke werknemer, maar wel dat er een passende oplossing moet zijn.
- De stoel moet in hoogte verstelbaar zijn, van ongeveer 42 tot 54 cm.
- De rugleuning moet in hoogte en diepte verstelbaar zijn.
- Zithoek en armleuningen moeten verstelbaar zijn.
- De stoel moet stabiel zijn en voldoende bewegingsvrijheid bieden.
Waarom thuissituaties anders zijn dan kantoor
Op kantoor staan vaak standaard bureaustoelen van merken als Gispen of Ahrend.
Die zijn getest en voldoen aan de NPR 1813. Thuis heeft de werknemer vaak een stoel die ooit is gekocht voor de eettafel.
Die zit misschien prima voor een etentje, maar niet voor acht uur werken. De eisen zijn anders. Het grote verschil is de context. Op kantoor is er vaak een ergonoom die meekijkt.
Thuis is de werknemer op zichzelf aangewezen. De werkgever heeft een zorgplicht, maar kan niet controleren of de stoel goed is afgesteld.
Meer over zorg dragen voor een thuiswerkplek lees je hier. Dat maakt het lastig. De stoel moet dus niet alleen goed zijn, maar ook makkelijk verstelbaar zijn zonder technische kennis.
Een ander verschil is de ruimte. Thuis is vaak minder plek voor een grote bureaustoel
De stoel moet passen in de woning, maar wel voldoen aan de ARBO eisen.
Dat is een uitdaging. Een te grote stoel wordt snel als 'onhandig' aan de kant geschoven en de werknemer pakt de oude keukenstoel weer. De stoel is vaak ook een persoonlijke keuze.
Thuis wil je iets dat bij het interieur past. Dat botst soms met de functionele eisen.
Een bureaustoel die eruitziet als een kantoorbeest, past niet in een moderne woonkamer.
De werkgever moet hier rekening mee houden, maar de functionele eis gaat voor.
Aangepaste aanbevelingen voor de thuissituatie
De werkgever kan een stoel ter beschikking stellen, een vergoeding geven of een leaseconstructie opzetten. De beste optie hangt af van de bedrijfsgrootte en het budget.
Een stoel van €300 is geen overbodige luxe voor een fulltime thuiswerker. De investering is lager dan het verzuim dat ontstaat bij rugklachten. Als de werkgever een stoel ter beschikking stelt, kies dan voor een model dat makkelijk te monteren is.
Thuiswerkers hebben geen technische dienst. De stoel moet in een doos passen en binnen 30 minuten in elkaar staan.
Merken als Levoit (Core serie) of Philips (AeraSense) hebben modellen die hierop zijn getest. Een vergoeding werkt alleen als de werknemer weet wat hij moet kopen. Geef een lijst met modellen die voldoen aan NPR 1813.
Zonder die lijst koopt de werknemer een 'ergonomische' stoel van de Action voor €50, die na een maand instort. De werkgever is dan alsnog aansprakelijk voor de klachten.
Lease is een sterke optie. De stoel blijft eigendom van de werkgever en kan na verloop van tijd worden vervangen.
Voor de werknemer voelt het als een service. De kosten zijn maandelijks te overzien. Een lease van €15 per maand voor een goede stoel is een schijntje vergeleken met de kosten van fysiotherapie.
- Stel een budget vast: minimaal €250 voor een basis model, €400+ voor een uitgebreid model.
- Maak een lijst van goedgekeurde modellen die voldoen aan NPR 1813.
- Zorg voor een montageservice of duidelijke instructievideo's.
- Regel de vergoeding via de werkplekregeling, niet via een onbelaste thuiswerkvergoeding.
Vergelijking: koop, huur of lease?
Kopen is direct en de werknemer is eigenaar. Dit is vaak de goedkoopste optie op de lange termijn.
De werkgever geeft een eenmalige vergoeding en de verantwoordelijkheid voor onderhoud ligt bij de werknemer. De stoel moet wel voldoen aan de NPR 1813. Het risico is dat de werknemer een goedkope, inferieure stoel koopt en de vergoening opstrijkt.
Huren is een tijdelijke oplossing. Handig voor projecten of als een werknemer maar tijdelijk thuiswerkt.
Of, afhankelijk van de situatie, is een thuiswerkvergoeding wellicht een betere optie. De kosten zijn lager per maand, maar op de lange termijn duurder. De stoel is geen eigendom en moet worden teruggegeven.
De kwaliteit is vaak goed, want de verhuurder wil geen klachten. Lease is een middenweg.
De stoel is eigendom van de leasingmaatschappij, maar de werknemer kan hem gebruiken zolang het contract loopt.
Na afloop kan de stoel worden overgenomen of vervangen. Dit is een sterke optie voor bedrijven die meerdere stoelen nodig hebben. De maandlasten zijn laag en de stoel blijft up-to-date. De keuze hangt af van de situatie.
Voor een werknemer die fulltime thuiswerkt, is kopen of lease de beste optie. Voor een werknemer die één dag per week thuiswerkt, is een vergoeding voor een basis stoel voldoende. De werkgever moet hierin een keuze maken die past bij het beleid en het budget.
Keuzekader: Welke optie kies je?
Een goed keuzekader helpt om de juiste beslissing te nemen. De volgende vragen helpen je op weg.
Beantwoord ze eerlijk en je weet welke optie het beste is voor jouw bedrijf.
Hoeveel dagen per week werkt de werknemer thuis? Bij 1-2 dagen per week is een vergoeding voor een betaalbare bureaustoel vaak voldoende. Bij 3-5 dagen per week is een volwaardige bureaustoel met NPR 1813 certificering noodzakelijk.
De investering is dan gerechtvaardigd. Wat is het budget?
Een klein budget betekent een vergoeding of een leaseconstructie met lage maandlasten. Een ruim budget maakt koop of lease van een premium model mogelijk. Wees realistisch: een stoel onder de €200 voldoet zelden aan de NPR 1813. Hoeveel controle wil je als werkgever?
Bij koop heb je geen controle over het daadwerkelijke aankoopproces. Bij lease of ter beschikking stelling wel.
Je weet zeker dat de stoel voldoet en je kunt het onderhoud regelen. Dat is belangrijk bij grote aantallen werknemers. Een ergonomische bureaustoel vervangt geen medisch advies. Raadpleeg altijd je arts bij ernstige klachten.