Moet Ik Als Werkgever een Thuiswerkvergoeding Betalen?

Thuiswerken is de norm Je medewerkers zitten nu massaal aan de keukentafel of in een zelfgebouwde zolderkamer.

Maar als werkgever loop je nog steeds rond met een hoofdpijn-vraag: wie betaalt de rekening voor die thuiswerkplek? De wetgeving is niet waterdicht, en de CAO’s lopen uiteen. In dit FAQ-artikel help ik je door de mist.

We pakken de Arboregels erbij, kijken naar de financiële kant en geven je directe actiepunten.

Geen wollig taalgebruik, maar antwoorden die je vandaag nog kunt gebruiken.

Is een thuiswerkvergoeding wettelijk verplicht?

Nee, er is geen wettelijke verplichting die jou dwingt om een vaste thuiswerkvergoeding te betalen.

De Nederlandse wet (Arbowet) schrijft voor dat je als werkgever zorg moet dragen voor een veilige en gezonde werkplek, ook als die thuis is. Echter, de wet zegt niets over het vergoeden van gemaakte kosten. Dat is een grijs gebied. Veel mensen verwarren dit met de vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Die bedraagt €0,21 per kilometer, maar die is alleen voor daadwerkelijke reiskingen. Zitten je werknemers de hele dag thuis?

Dan valt er niets te rijden en dus geen standaard vergoeding. De discussie over geld is vooral een onderhandelingskwestie.

De overheid heeft wel een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten. Sinds 2022 mag je als werkgever een onbelaste vergoeding geven voor de kosten die je werknemer maakt. Dit is geen verplichting, maar een mogelijkheid. Het gaat hier om een vergoeding voor de daadwerkelijke kosten, niet om een vast bedrag dat je zomaar uitkeert zonder administratie.

• Check altijd je CAO: sommige sectoren hebben een vergoeding vastgelegd.
• De wet is een minimum, je mag altijd meer betalen.
• Een vergoeding is vrijwillig, tenzij contractueel vastgelegd.

Wat is het verschil tussen een vergoeding en een vaste onkostenvergoeding?

Dit is een cruciaal onderscheid voor je portemonnee. Een vergoeding voor daadwerkelijke gemaakte kosten (zoals bonnetjes voor koffie of papier) is onbelast, mits je deze netjes declareert.

De Belastingdienst eist dat je een sluitende administratie bijhoudt. Je werknemer dient bewijzen in, en jij keert het uit.

Daarnaast is er de vaste onkostenvergoeding. Dit is een vast bedrag per maand dat je onbelast mag uitkeren. De Belastingdienst heeft hier sinds 2022 een specifieke regeling voor: de gerichte vrijstelling thuiswerkkosten. Je mag een bedrag vaststellen dat de kosten dekt.

Is het bedrag hoger? Dan betaal je loonheffing over het meerdere.

Een veelgemaakte fout is het zomaar uitkeren van €50,- per maand zonder onderbouwing. Controleert de Belastingdienst, dan moet je aantonen dat dit bedrag reëel is. Een professionele bureaustoel of snelle internetverbinding telt mee. Een laptop die je al had, telt niet mee voor deze vergoeding.

• Onbelast: tot €2,15 per dag voor thuiswerkkosten (in 2024).
• Administratie: bewaar bonnetjes of gebruik een declaratieapp.
• Risico: te hoge vaste vergoeding zonder bewijs leidt tot naheffing.

Hoeveel mag ik maximaal onbelast vergoeden?

De Belastingdienst stelt sinds 2022 een gerichte vrijstelling vast voor thuiswerkkosten. In 2024 mag je als werkgever €2,15 per werkdag onbelast vergoeden.

Dit bedrag is bedoeld voor de extra kosten die je werknemer maakt, zoals thee, koffie, toiletpapier en elektriciteit.

Over dit bedrag hoef je geen loonbelasting of premies te betalen. Stel je werknemer werkt gemiddeld 4 dagen per week thuis. Dan mag je 4 x €2,15 = €8,60 per week onbelast vergoeden.

Over een heel jaar (46 weken) kom je uit op ongeveer €395,-. Dit is een aardig bedrag, maar het dekt geen grote investeringen. Wil je meer uitkeren? Dan mag dat, maar het meerdere wordt belast als loon.

Je kunt ook kiezen voor een hogere vergoeding als je kunt bewijzen dat de kosten hoger zijn (bijvoorbeeld door een dure internetabonnement of speciale bureaustoel).

Raadpleeg een loonadministrateur voor de exacte bedragen, want deze kunnen jaarlijks wijzigen.

• Bedrag 2024: €2,15 per werkdag.
• Maximaal: alleen voor daadwerkelijke werkdagen thuis.
• Hoog bedrag? Overleg met een fiscaal adviseur.

Welke kosten mag ik allemaal vergoeden?

De vergoeding mag bestaan uit diverse posten. Je mag de werknemer een vergoeding geven voor kantoorartikelen, zoals pennen, mappen en printerpapier.

Ook de kosten voor koffie, thee en andere versnaperingen tijdens werktijd zijn aftrekbaar. Dit zijn de kleine dagelijkse kosten die normaal op kantoor aanwezig zijn.

Grotere investeringen zijn een ander verhaal. Een bureaustoel of een monitor valt hier eigenlijk niet onder de standaard €2,15. Deze items zijn duurder en gaan langer mee. Wil je deze vergoeden?

Dan moet je dit apart afspreken. Vaak is het slimmer om deze spullen als bedrijfsmiddel te kopen en uit te lenen, of eenmalig een vergoeding te geven bovenop de vaste onkostenvergoeding.

Een internetabonnement is tricky. Thuis heeft je werknemer waarschijnlijk al internet. Je kunt een deel van de kosten vergoeden, maar je moet kunnen aantonen dat dit voor het werk is.

Een vuistregel is dat je een percentage van de totaalprijs kunt vergoeden. Check de CAO voor specifieke regelingen hierover.

• Klein materiaal: pennen, papier, nietmachine.
• Verbruik: koffie, thee, wc-papier, schoonmaakmiddelen.
• IT: muis, toetsenbord (vaak via werkgever geregeld).

Hoe regel ik de thuiswerkplek veilig volgens de Arboregels?

De Arbowet verplicht je om een gezonde werkplek te garanderen. Thuiswerken telt hierbij mee, dus denk aan een goede thuiswerkplek.

Je bent dus verantwoordelijk voor de ergonomische inrichting. Een medewerker kan klachten ontwikkelen door een verkeerde houding. Jij moet voorkomen dat dit gebeurt.

Dit betekent niet dat je alle meubels hoeft te kopen, maar wel dat je de juiste middelen aanreikt. Je kunt een risico-inventarisatie (RI&E) uitvoeren voor de thuiswerkplek.

Vraag je werknemer foto’s te sturen van hun werkplek. Controleer of het scherm op ooghoogte staat en de stoel verstelbaar is.

Als de stoel niet goed is, ben jij aan zet. Je kunt een vergoeding geven voor een goede bureaustoel, of er één ter beschikking stellen. Veel werkgevers kiezen voor een thuiswerkplek-checklist. Deze loop je samen met de werknemer na.

Denk aan lichtinval, geluidsoverlast en de positie van het beeldscherm. Is de internetverbinding stabiel genoeg voor videobellen?

Dit valt ook onder je zorgplicht Een goede stoel voorkomt rugklachten, wat je op de lange termijn veel geld bespaart.

• Risico-inventarisatie: check de fysieke belasting.
• Beeldscherm: bovenkant scherm op ooghoogte.
• Stoel: verstelbaar in hoogte en rugleuning.

Wat als mijn werknemer weigert de thuiswerkplek te verbeteren?

Dit is een lastige situatie. Als werkgever heb je een zorgplicht, maar je kunt een werknemer niet dwingen om zijn huis verbouwen.

Echter, als de werknemer weigert om mee te werken aan een veilige inrichting, en er ontstaan klachten, kan de werkgever aansprakelijk worden gesteld. Je moet kunnen aantonen dat je je hebt ingespannen. Probeer altijd het gesprek aan te gaan.

Leg uit waarom je maatregelen wilt nemen. Is het financieel? Kijk dan naar de vergoedingsmogelijkheden. Is het onwil?

Dan moet je dit formeel vastleggen. Een schriftelijke waarschuwing kan nodig zijn, vooral als de gezondheid in het geding komt. In extreme gevallen kun je thuiswerken ontzeggen als de plek onveilig is en de werknemer niet wil meewerken. Je mag de werknemer dan weer op kantoor laten werken.

Dit is een drastische maatregel en moet juridisch goed onderbouwd zijn. Raadpleeg altijd een arbeidsrechtadvocaat voordat je dit doet.

• Documenteer alles: e-mails, foto’s, gesprekken.
• Bied oplossingen: een stoel lenen of vergoeden.
• Escalatie: schakel HR of juridische hulp in.

Welke afspraken moet ik vastleggen in mijn beleid?

Zorg voor een duidelijk thuiswerkbeleid. Mondelinge afspraken leiden tot misverstanden, especially regarding liability for home office accidents.

Je beleid moet de financiële vergoedingen specificeren. Spreek af of je een vast bedrag geeft, een declaratiesysteem gebruikt of een combinatie. Noem de exacte bedragen die je onbelast vergoedt, zoals de €2,15 per dag. Neem ook de verantwoordelijkheden op.

Wie is er verantwoordelijk voor de aanschaf van hardware? Wie betaalt de internetrekening?

Leg vast dat de werknemer verplicht is om de werkplek volgens de Arbo-normen in te richten.

Voeg een checklist toe als bijlage. Een goed beleid bevat ook regels over beschikbaarheid en privacy. Wanneer moet de werknemer bereikbaar zijn?

Hoe wordt er omgegaan met vertrouwelijke data thuis? Door dit schriftelijk vast te leggen, voorkom je discussies achteraf. Het geeft zowel jou als je werknemer duidelijkheid.

• Vergoeding: specificatie van bedragen en declaratiemethode.
• Hardware: wie koopt wat en wie is eigenaar?
• Verantwoordelijkheid: naleving van Arbo-normen is verplicht.

Hoe zit het met de belastingen voor de werknemer?

Voor de werknemer is een thuiswerkvergoeding vaak aantrekkelijk. Als de vergoeding voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst, is deze onbelast. Dit betekent dat de werknemer het volle bedrag op zijn rekening krijgt.

Dit stimuleert het thuiswerken. Als de vergoeding hoger is dan de vastgestelde norm (€2,15 per dag) of als het om een vaste vergoeding gaat die niet voldoet, dan telt het mee als loon.

De werknemer betaalt hierover inkomstenbelasting en premies. Dit verlaagt het netto-voordeel.

Je moet dit correct verwerken in je loonadministratie. Wil je de werknemer extra belonen zonder dat zij belasting betalen? Dan kun je kiezen voor fiscaal vriendelijke regelingen zoals de fiets van de zaak of een sportabonnement.

Echter, voor thuiskosten is de gerichte vrijstelling de meest gebruikte methode. Denk ook aan de juiste bureaustoel, in het kader van de zorgplicht van de werkgever.

Wees transparant tegenover je werknemer over de belastingheffing.

• Onbelast: tot €2,15 per dag (2024).
• Belast: bedragen boven de norm of vaste vergoeding zonder bewijs.
• Administratie: correcte loonstrookverwerking is essentieel.

Let op: Een ergonomische bureaustoel of gezondheidsmaatregelen vervangen geen medisch advies. Raadpleeg altijd een bedrijfsarts of huisarts bij ernstige klachten.